Chi phí lưu trữ là gì?
Chi phí lưu trữ (storage charge) là tổng chi phí phải trả cho việc bảo quản và lưu trữ một số lượng hàng hóa nhất định trong kho, bao gồm cả chi phí quản lý doanh nghiệp. Khi hàng hóa hoặc vật tư cần được lưu trữ tạm thời trong kho hoặc các cơ sở lưu trữ khác, chi phí lưu trữ thường được nhà khai thác kho tính vào chủ hàng để bù đắp chi phí liên quan đến lưu trữ và quản lý hàng hóa.
Chi phí lưu trữ là một trong những chi phí quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp và chủ hàng cần lập ngân sách và kiểm soát chi phí lưu trữ một cách hợp lý trong thời gian lưu trữ để đảm bảo tính kinh tế và hiệu quả của hoạt động lưu trữ. Cách tính toán và thanh toán chi phí cụ thể nên được thỏa thuận với nhà khai thác kho và quy định rõ trong các hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan.
Các loại chi phí lưu trữ
Tùy theo ngành công nghiệp, loại hình kho, thời gian lưu trữ và các yếu tố khác, chi phí lưu trữ có thể chia thành các loại sau đây.
- Chi phí thuê kho: Đây là chi phí cơ bản nhất, là chi phí phải trả để thuê kho hoặc các cơ sở lưu trữ. Chi phí thuê thường được tính dựa trên diện tích kho, vị trí địa lý, thiết bị và thời gian lưu trữ.
- Chi phí nhập kho: Đây là chi phí đưa hàng vào kho và xử lý đăng ký hàng hóa, có thể bao gồm kiểm nhận, đếm, kiểm tra chất lượng và đặt hàng hóa vào vị trí lưu trữ thích hợp.
- Chi phí xuất kho: Đây là chi phí lấy hàng ra khỏi kho, bao gồm lấy hàng từ kệ, đóng gói, dán nhãn và xếp lên phương tiện vận chuyển.
- Chi phí xếp chồng: Đây là chi phí phải trả để lưu trữ hàng hóa trong kho. Chi phí này có thể thay đổi tuỳ theo thể tích, khối lượng, thời gian lưu trữ và thiết bị, khu vực lưu trữ sử dụng.
- Chi phí thiết bị và công cụ lưu trữ: Bao gồm các chi phí sử dụng thiết bị và công cụ của kho để xử lý hàng hóa.
- Chi phí bảo hiểm: Đây là chi phí để đảm bảo hàng hóa lưu trữ không bị tổn thất, mất cắp hoặc các rủi ro khác. Chi phí này thường tùy thuộc vào giá trị hàng hóa, thời gian lưu trữ và yêu cầu của chính sách bảo hiểm.
- Chi phí an ninh và giám sát: Bao gồm chi phí đầu tư vào hệ thống an ninh và giám sát kho để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, có thể bao gồm camera an ninh, hệ thống báo động chống xâm nhập, nhân viên bảo vệ và kiểm soát ra vào.
- Chi phí vệ sinh và bảo trì: Bao gồm chi phí để duy trì môi trường kho sạch sẽ và thiết bị hoạt động bình thường, có thể bao gồm vệ sinh hàng ngày, bảo trì và sửa chữa kho.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí lưu trữ
Số tiền cụ thể và cách tính toán chi phí lưu trữ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Dưới đây là những yếu tố thường thấy.
- Tính chất hàng hóa: Thể tích, khối lượng, yêu cầu xếp chồng và đặc điểm của hàng hóa ảnh hưởng đến chi phí lưu trữ. Ví dụ, hàng hóa dễ hỏng, dễ cháy hoặc cần xử lý đặc biệt có thể đòi hỏi chi phí lưu trữ cao hơn.
- Thời gian lưu trữ: Thời gian hàng hóa lưu trữ trong kho ảnh hưởng đến chi phí lưu trữ. Nhà cung cấp dịch vụ kho có thể thiết lập các cấu trúc phí khác nhau dựa trên thời gian lưu trữ, chẳng hạn như tính phí theo ngày hoặc tháng.
- Quy mô và vị trí kho: Quy mô, vị trí địa lý, chi phí logistics và mức độ cạnh tranh của thị trường ảnh hưởng đến chi phí lưu trữ.
- Cơ sở vật chất và thiết bị kho: Tình trạng cơ sở vật chất và thiết bị trong kho tác động đến chi phí lưu trữ. Các kho hiện đại, an toàn và hiệu quả có thể đòi hỏi chi phí đầu tư và bảo trì cao hơn.
- Mức độ dịch vụ kho: Mức độ dịch vụ và dịch vụ bổ sung của kho ảnh hưởng đến chi phí lưu trữ. Ví dụ, kho cung cấp các dịch vụ quản lý hàng hóa tùy chỉnh, phân loại, đóng gói, dán nhãn, phân phối và báo cáo tồn kho có thể tính thêm phí.
- Yêu cầu an toàn và bảo hiểm: Yêu cầu về an toàn và bảo hiểm của hàng hóa ảnh hưởng đến chi phí lưu trữ. Nếu hàng hóa cần các biện pháp an toàn bổ sung và bảo hiểm, nhà cung cấp dịch vụ kho có thể điều chỉnh chi phí để phản ánh các chi phí này.
- Quan hệ cung cầu: Tình hình cung cầu trên thị trường lưu trữ cũng ảnh hưởng đến chi phí lưu trữ. Mức độ căng thẳng của nguồn lực kho thường tỷ lệ thuận với chi phí lưu trữ.
Danh mục kế toán của chi phí lưu trữ
Chi phí lưu trữ trong kế toán thường được phân loại vào các danh mục kế toán sau.
- Chi phí thuê kho: Chi phí phát sinh từ việc thuê kho hoặc cơ sở lưu trữ, danh mục kế toán là "Chi phí thuê" hoặc "Chi phí thuê mướn".
- Chi phí nhân công: Chi phí liên quan đến nguồn nhân lực trong kho và quản lý hàng hóa, bao gồm lương nhân viên, chi phí đào tạo và phúc lợi. Danh mục kế toán là "Chi phí nhân công" hoặc "Lương nhân viên".
- Chi phí bảo hiểm: Chi phí trả để đảm bảo hàng hóa lưu trữ không bị tổn thất, mất cắp hoặc các rủi ro khác. Danh mục kế toán là "Chi phí bảo hiểm".
- Chi phí thiết bị và cơ sở vật chất: Chi phí liên quan đến thiết bị và cơ sở vật chất trong kho, bao gồm chi phí thuê thiết bị, chi phí bảo trì thiết bị. Danh mục kế toán là "Chi phí thuê thiết bị" hoặc "Chi phí bảo trì thiết bị".
- Chi phí an ninh và giám sát: Chi phí đầu tư vào hệ thống an ninh và giám sát kho, bao gồm chi phí mua sắm thiết bị an ninh, chi phí bảo trì hệ thống giám sát. Danh mục kế toán là "Chi phí thiết bị an ninh" hoặc "Chi phí hệ thống giám sát".
- Chi phí vệ sinh và bảo trì: Chi phí phát sinh từ việc duy trì kho sạch sẽ và bảo trì, sửa chữa. Danh mục kế toán là "Chi phí vệ sinh" hoặc "Chi phí bảo trì".
Làm thế nào để giảm chi phí lưu trữ?
Giảm chi phí lưu trữ không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành mà còn nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh của chuỗi cung ứng. Dưới đây là các phương pháp phổ biến để giảm chi phí lưu trữ.
- Tối ưu hóa quản lý tồn kho: Thông qua việc thực hiện các chiến lược quản lý tồn kho hiệu quả như hệ thống quản lý tồn kho tiên tiến, kiểm kê định kỳ và xoay vòng hàng hóa để giảm thời gian lưu trữ và chi phí liên quan.
- Tối ưu hóa bố trí kho và xếp hàng hóa: Lập kế hoạch hợp lý cho việc bố trí hàng hóa trong kho, tối đa hóa việc sử dụng không gian có sẵn, từ đó giảm diện tích chiếm dụng kho và tiết kiệm chi phí thuê.
- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Cải thiện quy trình chuỗi cung ứng và quan hệ đối tác, tối ưu hóa logistics và vận chuyển hàng hóa để giảm thời gian lưu trữ trong kho.
- Phân loại và đánh dấu hàng hóa: Phân loại và đánh dấu rõ ràng hàng hóa để đảm bảo tính khả hồi và khả năng nhận diện của hàng hóa, giảm thời gian tìm kiếm và xử lý trong kho.
- Tối ưu hóa sử dụng lao động: Đào tạo nhân viên kho, nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc. Lập kế hoạch thời gian làm việc hợp lý, đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của các hoạt động trong kho.
- Tìm kiếm hợp đồng thuê hợp lý: Đàm phán các điều khoản thuê kho dựa trên nhu cầu thực tế và dự đoán, tránh các hợp đồng thuê quá dài hạn.
- Kiểm tra chính sách bảo hiểm: Điều chỉnh chi phí bảo hiểm dựa trên giá trị và rủi ro thực tế của hàng hóa để tránh chi phí không cần thiết.
- Cải tiến hiệu quả kho: Áp dụng công nghệ tự động hóa và hệ thống quản lý kho để giảm yêu cầu nguồn nhân lực và thời gian thao tác, hạ thấp chi phí nhân công.
- Đánh giá đối tác chuỗi cung ứng: Đánh giá các đối tác trong chuỗi cung ứng bao gồm nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ, công ty logistics và đơn vị vận chuyển để nhận được giá ưu đãi và dịch vụ tốt hơn.
- Áp dụng công nghệ và giải pháp sáng tạo: Theo dõi các công nghệ và giải pháp sáng tạo mới giúp doanh nghiệp giám sát hoạt động kho bãi theo thời gian thực, dự báo nhu cầu và tối ưu hóa phân bổ tài nguyên.
